Belangrijke principes in HavenManager

Wanneer u de demo omgeving van HavenManager gaat gebruiken en/of HavenManager voor uw haven gaat inzetten, is het goed om bekend te zijn met een aantal belangrijke principes in HavenManager.

Fysiek verblijf versus contractuele ligplaats

HavenManager voert 2 gescheiden administraties, namelijk het fysieke verblijf van een schip in de haven en het contract welke een ligplaatshouder op een ligplaats heeft.
Bovendien gaat HavenManager er vanuit dat een ligplaats betaald dient te worden, tenzij de havenmeester bewust een uitzondering wil maken.

Dit betekent o.a. het volgende:

• Een ligplaats kan gecontracteerd zijn en het schip van de ligplaatshouder is in de ligplaats aanwezig
• Een ligplaats kan gecontracteerd zijn en het schip van de ligplaatshouder is afwezig (de ligplaats kan verhuurd worden aan een passant)
• Een ligplaats kan gecontracteerd zijn, het schip van de ligplaatshouder is afwezig en een passant is aanwezig in de ligplaats
• Een ligplaats is niet gecontracteerd, beschikbaar voor verhuur aan een ligplaatshouder en vrij voor passanten (of bezet door een passant)

In het Haven menu in HavenManager vindt u een lijst met aan de linkerzijde het schip welke aanwezig is in de ligplaats en rechts het schip van de ligplaatshouder welke een contract heeft met de ligplaats. Indien de scheepsnaam links en rechts gelijk zijn, weet u dat de ligplaatshouder zelf aanwezig is. Bovendien heeft een ligplaatshouder geen vertrekdatum. Een passant herkent u aan de andere scheepsnaam, vertrekdatum (hoewel Havenmanager u ook de mogelijkheid biedt om een passant zonder vertrekdatum aan te melden) en altijd een boekingsnummer.

Een impressie van het linkerdeel van het zoekresultaat in het Haven menu ziet u hieronder:

In de eerste regel heeft de beheerder de mogelijkheid om een nieuwe ligplaats aan te maken.
Op de ligplaats met naam N Kop is het schip "Florijn" aanwezig van ligplaatshouder "van der Gronden". Het schip is aanwezig in deze ligplaats sinds 2 december 2009 (laatste aankomstdatum). De naam van de ligplaats, scheepsnaam en ligplaatshouder zijn aanklikbaar om verdere gegevens op te vragen. Met de functie verplaatsen kunt u het schip fysiek in een andere ligplaats plaatsen en met de functie verblijfsregistratie kunt u het schip afmelden bij vertrek en aanmelden bij terugkomst.

In ligplaats N01 ziet u het schip Windkracht 5 van dhr Jansen liggen. Deze passant is 26 februari aangekomen en zal 28 februari vertrekken. Ook dit schip kunt u verplaatsen, de verblijfsregistratie inzien of de boeking wijzigen met functies als verblijf verlengen, verkorten en annuleren.

Wanneer u naar rechts scrollt, ziet u het volgende deel van het scherm:

N Kop blijkt gecontracteerd en ook hier kunt u het schip aanklikken om de scheepsgegevens op te vragen of de naam van de ligplaatshouder aanklikken om de relatiegegevens op te vragen. Indien het schip van de ligplaatshouder binnen de contractperiode afwezig is, kunt u in de kolom zien wat de verwachte terugkomstdatum is en/of een opmerking welke u bij het afmelden heeft ingevoerd.

Ligplaatshouder heeft voorrang boven passant

In principe kunt u gecontracteerde ligplaatsen verhuren aan passanten indien de ligplaatshouder afwezig is.
Havenmanager zal de ligplaats verhuren tot het moment dat de ligplaatshouder terug komt (indien u een terugkeer datum bij het afmelden heeft opgegeven)
Wil de passant langer blijven, komt de ligplaatshouder eerder terug of komt de ligplaatshouder terug terwijl de terugkomstdatum aanvankelijk niet bekend was, dan zal Havenmanager het schip van de passant administratief uit de ligplaats verwijderen en het schip van de ligplaatshouder hier in plaatsen.
Over het algemeen zal dit in werkelijkheid ook gebeuren: de passant zal een andere plek in de haven toegewezen krijgen en de ligplaatshouder vaart zijn box in.
Het schip van de passant zal aangemerkt worden als schip zonder ligplaats waarbij de havenmeester een nieuwe ligplaats dient toe te wijzen.

Passantengeld innen voor meerdere nachten ook als de ligplaats 1 nacht beschikbaar is

Standaard zal Havenmanager alle gevraagde overnachtingen afrekenen ook als de gekozen ligplaats niet alle gevraagde nachten beschikbaar is.
De Havenmeester krijgt via de rapportage een signaam dat een schip van een passant op een bepaald moment verplaatst dient te worden.
In de praktijk blijkt 99% van de passanten echter voor 1 nacht te boeken en bij langer verblijf de volgende dag een nachtje bij te boeken, dus het aantal verplaatsingen is in de praktijk gering. Uiteraard kunt u Havenmanager aanpassen door verhuur langer dan het beschikbaar aantal nachten niet toe te staan

Havenmanager is "datum gestuurd"

Vrijwel alle gegevens in Havenmanager krijgen een datum mee. Denk aan voor de hand liggende zaken zoals het verblijf van een schip (aankomst en vertrekdatum), contract (begin en einddatum en begindatum periode en einddatum periode) maar ook schepen, ligplaatsen, producten etc krijgen een datum notatie mee.

Bij het verwijderen van een schip worden de scheepsgegevens niet weggegooid, maar wordt de datum op "gisteren" gezet.
Dit betekent dat als u gaat zoeken in Havenmanager, u het schip in het verleden nog kunt terugvinden (historie) maar vanaf heden niet meer bestaat.
Hetzelfde geldt voor ligplaatsen. Indien u de indeling van uw haven aanpast, dan geldt de nieuwe situatie vanaf heden maar u kunt nog steeds de situatie van het verleden opvragen.

Producten en prijzen zijn ook datum gestuurd

Producten en prijzen zijn geldig (bestaan) vanaf een bepaalde datum.
Indien u stopt met de verkoop van een product, geeft u een einddatum op en "bestaat" het product niet meer in het heden.

Ook de prijsberekening van een product kent de vanaf datum. U kunt eindeloos veel prijs definities op verschillende vanaf datums invoeren. Havenmanager zal de financiele berekening, ook indien een datum gepasseerd wordt, altijd juist uitvoeren.
Een voorbeeld is de berekening van passantengeld. U kunt een prijs aanmaken welke ingaat op 1 april 2010, de volgende prijs op 1 november 2010 en vervolgens al een prijs voor 1 april 2011. Wanneer een passant zich aanmeldt voor een verblijf van 26 oktober tot 4 november, zal Havenmanager het juiste bedrag in rekening brengen