Havenmanager

HavenManager software biedt vele mogelijkheden.

Haven:

• Grafisch overzicht van uw haven en ligplaatsen
• Onbeperkt aantal ligplaatsen invoeren en vrije keuze in ligplaats benaming en ligplaatstype (box, steiger, ankerplaats, wal)
• Per ligplaats invoeren van lengte, breedte en diepte
• Per ligplaats bepalen of deze verhuurbaar is aan een vaste ligplaatshouder en / of een passant
• Per ligplaats aangeven hoeveel schepen er kunnen liggen (box is typisch 1 maar steiger kan bijvoorbeeld 10 zijn)
• Aangeven op welke basis een ligplaatshouder of passant wordt afgerekend bij het ligplaatstype
• Aangeven op welke wijze een externe boeking wordt afgerekend voor het ligplaatstype (Internet boeking of betaalautomaat)

Ligplaatsen worden afgerekend op basis van zogenaamde "samengestelde producten" waardoor u aan de verhuur van een ligplaats naast het verhuurbedrag ook zaken zoals toeristenbelasting, milieu belasting, elektra enzovoorts kunt koppelen en in één handeling kunt afrekenen.

Haven menu:

• Uitgebreid zoeken op ligplaats (naam, deel naam, lengte, passanten/contracten)
• Weergave van ligplaats naam
• Weergave van huidig schip in ligplaats
• Weergave van eigenaar van huidig schip in ligplaats
• Weergave aankomstdatum en vertrekdatum van schip in de ligplaats
• Weergave van link naar functie verblijfsregistratie en boeking om verblijfsregistratie aan te passen
• Weergave van scheepsnaam van gecontracteerd schip
• Weergave van eigenaar gecontracteerd schip
• Weergave van terugkomst datum ligplaatshouder of mededeling welke was ingevoerd bij afmelden ligplaatshouder

Relaties en schepen:

• Onbeperkt aantal relaties invoeren
• Uitgebreid zoeken naar relaties (naam, deel naam, combinatie naam of deel naam en scheepsnaam of deel scheepsnaam, lengte/breedte schepen)
• Relatie types bepalen (personeel, leveranciers, overheid)
• Meerdere relatie types toekennen aan een relatie
• Ligplaatshouders met contract zijn automatisch relatie type ligplaatshouder
• Passanten zonder contract zijn automatisch relatie type passant
• Relaties met schepen op een wachtlijst voor een ligplaats plaatsen
• Efficiënt zoeken op wachtlijst gegevens bij beschikbaar komen ligplaats
• Resultaatscherm van zoekopdracht geeft aanklikbare links voor relatie, schip en ligplaats alsmede veelgebruikte functies zoals verblijfsregistratie en schip verplaatsen
• Uitgebreide NAW gegevens met notitieveld, telefoonnummers, email adres, bankrekeningnummer, watersport vereniging
• Extern relatienummer in te voeren om export van gegevens en communicatie met andere software te vereenvoudigen (Exact boekhoudsoftware)
• Onbeperkt aantal schepen aanmaken bij relatie
• Functie in relatiescherm om factuur te maken
• Overzicht van alle facturen in het relatiescherm behorend bij de relatie, inclusief openstaande bedragen
• Overzicht van alle contracten van de relatie met ligplaatsen
• Kunnen contracteren van ene ligplaats zonder schip (reserverings regeling)
• Scheepsgegevens invullen en raadplegen
• Lengte, Breedte, Tonnage, Mastlengte, Diepgang, Scheepstype, Europanummer
• Aanmaak datum cq datum plaatsing op wachtlijst
• Functies in scheepsgegevens scherm om contract aan te maken, verblijfsregistratie aan te passen of schip te verplaatsen
• Naam eigenaar weergegeven als link en aanklikbaar om eigenaar gegevens te bekijken
• Contractgegevens bij het schip worden weergegeven in het scherm met mogelijkheid tot doorklikken naar gegevens zoals ligplaats en contract details

Aanmaken contracten voor ligplaathouders:

• Aanmaken van contracten tussen ligplaatshouder en ligplaats zonder schip (reserverings regeling)
• Aanmaken van contracten tussen schip van ligplaatshouder en ligplaats
• 4 standaard contractperioden te definieren, zoals zomer, winter, zomerjaar en winterjaar
• 1 vrije contractperiode (minimale periode 1 dag)
• Contracten repeteren jaarlijks tot wederopzegging voor de gekozen contractperiode
• Onafhankelijke bepaling van startdatum contract en einddatum contract
• 1e contractperiode volgt startdatum contract indien deze later in het seizoen ligt of gaat in op de periode datum
• Contracten kunnen worden aangepast, verwijderd of verplaatst (ligplaatshouder wil van A01 naar A02; eenvoudige contract aanpassing)
• Functie om standaard aanbiedingsbrief te printen (MsWord formaat)
• Functie om definitief contract te printen (MsWord formaat)

Passanten aanmelden:

• Zoeken en selecteren indien passant eerder is geweest
• Vastlegging van scheeps- en relatiegegevens (versimpelde informatie voor snelle afhandeling, uitbreiding mogelijk)
• Ligplaats toekennen aan passant en boeking financieel afhandelen (direct of doorzetten naar kassa functionaliteit voor aanvullende producten)
• Passant aanmelden voor een periode (van tot datum)
• Passant aanmelden met open boeking (van datum met afrekening bij vertrek)
• Niet beschikbare of passende ligplaatsen worden niet getoond
• Aantal volwassenen en kinderen opgeven (toeristenbelasting)
• Prijsaanpassing selecteren indien beheerder dit beschikbaar heeft gemaakt (opslag catamaran, korting voor groepen e.d.)
• Stagsticker printen
• Barcode kaarten voor key processor toegangssysteem printen
• Ligplaatshouder heeft voorrang op passant; bij eerder terugkomen van de ligplaatshouder voorziet Havenmanager in meldingen en verplaatsingen

Producten:

• Ongelimiteerd producten aanmaken
• Producten hebben een ingangsdatum en een einddatum (historische informatie blijft bewaard, actie producten mogelijk)
• Interne benaming, benaming op factuur en benaming op kassa te bepalen
• Stamgegevens prijsbepaling met eigen ingangsdatum (onbeperkt vooruit prijzen en condities vastleggen)
• Bepalen of productprijs mag worden aangepast bij verkoop (kortingsregeling hanteren, prijs overschrijven, kortingsregeling aanpassen)
• Logging van prijsaanpassingen door medewerkers indien deze functie is gekozen
• Bepalen calculatie (lengte schip, breedte schip, oppervlakte schip, vaste eenheid, lengte box, oppervlak box, gewicht schip, lengte mast, aantal opvarenden)
• Bepalen vermenigvuldigingsfactor (aantal dagen, vaste eenheid)
• Bepalen afronding
• Toepassen enkelvoudige prijs of prijstabel bij non-lineair verloop (ankeren schepen tot 10 meter 5 euro en boven 10 meter 10 euro bijvoorbeeld)
• Koppelen grootboeknummer
• Bepalen BTW tarief
• Bepalen productprijs in of exclusief BTW (kunnen in HavenManager door elkaar gebruikt worden, HavenManager zorgt voor de juiste calculatie)

Complexe producten voor afrekening ligplaatsen:

• Maken van complexe producten, bestaand uit een of meerdere "gewone" producten
• Bijvoorbeeld ligplaats tarief passant inclusief toeristenbelasting en milieuheffing (3 producten in 1 complex product)

Kassa en facturatie functie:

• Weergave van alle verwerkbare producten
• Beschikbaarheid van snelkeuze knoppen (enkel klik)
• Weergave van aangeslagen producten met mogelijkheid per productregel te corrigeren
• Invoeren van aantal
• Overschrijven van de standaard prijs indien dit is geactiveerd (deze handeling wordt op login naam gelogd)
• Weergave totaal bedrag en BTW bedragen
• Kiezen van periode voor prijshantering (voor het winterseizoen al de voor de winter vastgelegde prijzen kunnen hanteren)
• Facturen krijgen automatisch een F nummering en passanten afhandeling + kassabonnen krijgen een  nummering
• Jaartal verwerking in het factuur of bonnummer met automatische overgang bij het nieuwe jaar
• Selectie mogelijkheid van scheepsgegevens, boeking en contract (voor producten die worden afgerekend op bijvoorbeeld scheepslengte)
• Producten die op basis van scheeps, ligplaats of contractgegevens worden bepaald worden alleen weergegeven als de basis geselecteerd is
• Mogelijkheid plaatsen van commentaar op de factuur
• Werkbonnen creëren (zonder factuurnummer) en opslaan voor latere verwerking of toevoeging producten
• Rekeningfacturen aanmaken
• Contant facturen aanmaken
• Wisselgeld scherm
• Keuze printen factuur, bon of niet printen
• Oneindig aantal deelbetalingen accepteren, eventueel via verschillende betaal methodes (deels contant, deels op rekening)

Overzichtslijsten:

• Elke lijst is oproepbaar op het scherm en printbaar
• Elke lijst bevat links om door te klikken naar detail informatie en/of bevat functies die direct kunnen worden uitgevoerd
• Lijst vrije ligplaatsen (voor passanten, met melding terugkomst datum ligplaatshouder of melding opmerking)
• Lijst aankomende schepen
• Lijst vertrekkende schepen
• Lijst aanwezige passanten zonder vertrekdatum (open boekingen)
• Lijst te verplaatsen schepen (bijvoorbeeld schepen van passanten bij eerdere terugkomst ligplaatshouder)
• Lijst schepen in haven zonder boeking of contract (kortom schepen waarvoor niet betaald is)
• Lijst schepen zonder toegewezen ligplaats
• Lijst ligplaatsen beschikbaar voor contract
• Lijst met overzicht van alle contracten
• Lijst met dubbel gecontracteerde ligplaatsen
• Wachtlijst
• Lijst met alle producten en geldende tarieven
• Mailinglijsten
• factuuroverzichten

Financieel:

• Facturen zoekscherm
• Afsluiting van de kassa maken op basis van ingelogde medewerker
• Afsluiting op elk moment, tijd vastgelegd op de seconde en per betaalmethode
• Oproepen en printen afsluitings overzicht
• Afsluitingsoverzicht biedt links naar detail informatie

Export mogelijkheden:

• HavenManager biedt de mogelijkheid vele rapporten zelf op te stellen door middel van de rapport generator

Koppelingen en boekingen via Internet:

• Webservice beschikbaar voor koppeling met liggeld betaalautomaat van Seijsener
• Webservice beschikbaar voor elektronische verwerking Internet boekingen
• Webservice en .Net software voor afhandeling barcode toegangscontrole systeem van Key Processor
• Diverse koppelingen mogelijk uitwisseling financiële pakketten

Printen:

• Standaard gebruik van de mogelijkheden voor printen vanuit de webbrowser
• Automatisch printen met behulp van HavenManager Print Processor (meerdere printopdrachten in een keer)